ACSI

ACSI is dé kampeerspecialist van Europa. Voor informatie over campings, kamperen en reizen kunnen liefhebbers al 55 jaar bij het bedrijf in Andelst terecht. Naast de 140 medewerkers die op kantoor werken, leveren de 300 inspecteurs die door Europa reizen om campings te beoordelen én de ongeveer 100 reisleiders een belangrijke bijdrage aan de reisinformatie vanuit ACSI.

Uitdaging

Ongeveer 25 verkopers zijn dagelijks op pad in Nederland en België om tientallen verschillende campinggidsen en een camping-app aan te bieden aan campingwinkels en andere retailers. Die verkoopadministratie was nog niet geautomatiseerd, alles werd door de verkopers geregistreerd met handgeschreven briefjes. Die werden op kantoor overgetypt. Naast de verkoop zijn er ook retouren, de niet-verkochte gidsen die aan het eind van het jaar weer worden opgehaald, en voorraadverplaatsingen, bijvoorbeeld wanneer een verkoper een collega uithelpt die tijdelijk een voorraadtekort heeft. Alle informatie vanuit de sales, retouren en voorraadverplaatsingen werd nog handmatig verwerkt: een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Verder kon ACSI wel wat ondersteuning gebruiken op het gebied van IT-beheer. “We hebben een breed IT-platform, met zowel online diensten als on-premises servers", vertelt Arno Schlepers, IT-manager bij ACSI. “We hebben twee systeembeheerders en een aantal stagiaires en die zijn ontzettend druk. We onderhouden 150 werkplekken en de honderden inspecteurs en reisleiders hebben allemaal een eigen laptop. Ook die beheren we. Kortom, het is een klein team en we beschikken niet over de capaciteit en kennis om onze volledige IT-omgeving te beheren.”

Oplossing

Allereerst besloot ACSI om over te stappen op een nieuw ERP-systeem: Exact. Het oude systeem hadden ze zelf laten bouwen, maar daar zaten te veel bugs in. Vervolgens wilde ACSI een gesloten portal laten ontwikkelen voor de buitendienst. Hiervoor was de kampeerspecialist al eens gaan kijken bij een ander bedrijf dat met Exact werkte. Voor dat bedrijf had Solvisoft namelijk een soortgelijke portal gebouwd, inclusief integratie met Exact. Die werkte naar tevredenheid en de keuze vanuit ACSI voor Solvisoft was dan ook snel gemaakt.

De ontwikkelaars van Solvisoft gingen niet over één nacht ijs. ACSI en Solvisoft hebben eerst een aantal keer bij elkaar gezeten om een duidelijk overzicht te krijgen van de wensen en functionaliteiten die de portal moest krijgen. Verder adviseerde Solvisoft ACSI over de gevolgen van bepaalde keuzes. Door de goede voorbereiding was voor iedereen volstrekt duidelijk waaraan het resultaat moest voldoen. Op basis daarvan werd een projectplan opgesteld, een testversie gebouwd en kon even later de portal live. Parallel aan de ontwikkeling hiervan bouwde Solvisoft ook een B2C-website voor het afsluiten van caravanverzekeringen.

“Verder gaven we het IT-beheer en het beheer van onze Vmware uit handen aan Solvisoft", geeft Arno aan. “Ook onze softwarelicenties verzorgen ze. Gedurende het proces heb ik zelf de nodige controles uitgevoerd, maar ik heb nooit getwijfeld aan het advies van Solvisoft en de keuzes die we hebben gemaakt. Dat schept vertrouwen.

“Het is fijn om een betrokken IT-partner als Solvisoft achter de hand te hebben.”

Resultaat

Nu worden alle bestellingen, retouren en voorraadverplaatsingen via het gesloten portal in Exact verwerkt. Verkopers kunnen precies zien hoeveel ze per klant hebben verkocht en hoeveel omzet elke klant heeft opgeleverd. Zo kunnen ze veel beter hun eigen resultaten in de gaten houden en op kantoor hoeft niets meer handmatig te worden ingevoerd. Bovendien beschikt ACSI over realtime informatie, door de koppeling met Exact. Verder is expliciet gevraagd om feedback om de portal verder te kunnen optimaliseren op basis van de dagelijkse praktijk. De zaken die hieruit terugkwamen, zijn naar Solvisoft doorgezet en werden snel opgelost.

“Solvisoft heeft daarnaast een goede SQL-server geïnstalleerd", vertelt Arno. “Zij beheren en monitoren nu onze hardware, zoals de servers, maar zorgen ook voor onze back-ups en een goede digitale beveiliging met de virusscanner van Sophos. Security is voor ons van groot belang en daar heeft Solvisoft kritisch naar gekeken. Dat zegt niet dat we nu geen risico meer lopen, maar wel dat we de risico's hebben beperkt.”

Arno: “Verder hebben we intern een aantal portals draaien. SSL of het herstarten doen we zelf, maar de complexere vraagstukken leggen we bij Solvisoft neer, bijvoorbeeld wanneer er performanceproblemen zijn. Hun ervaring, expertise en onafhankelijk advies is voor ons echt van toegevoegde waarde. Bovendien komt er elke maand iemand langs voor periodiek onderhoud. Hij loopt verschillende zaken langs, zoals beveiligingspatches of back-ups, om te checken of het allemaal nog in orde is.”

“Die onafhankelijk blik is heel prettig, dat merk je pas wanneer je een IT-partner hebt die realistisch adviseert en met je meedenkt", zegt Arno. “Zo moesten we onze SQL-server al eerder vervangen, maar we hebben als reisbranche natuurlijk een lastige periode gekend. Dan is het fijn wanneer Solvisoft meedenkt in de mogelijkheden, een plan opstelt en risico's in kaart brengt als we toch de server wat langer lieten draaien.”

Toekomst

Arno: “Voorlopig blijven we nog wel gedeeltelijk on-premises werken. Een van de grotere projecten in de toekomst is een upgrade van onze Windows-server. Geen kleinigheid, want je moet de server op de juiste manier configureren en alle apps migreren en testen, terwijl het bedrijf gewoon doordraait. Maar we hebben er alle vertrouwen in dat we ook dat met Solvisoft tot een goed resultaat zullen brengen.”