.png)
In een eerder artikel gingen we al in op de redenen om over te stappen naar een andere IT-partner. Deze overstap blijkt voor veel organisaties een grote drempel te zijn, aangezien er veel bezorgheden kunnen spelen. In deze blog bekijken we de grootste bezorgheden en laten we zien hoe daarmee omgegaan kan worden.
Een overstap kost veel tijd
Hoe lang een overstap duurt hangt onder andere af van de grootte en complexiteit van uw netwerk, het aantal diensten dat overgenomen moet worden en de aanwezige documentatie. Wanneer een overstap goed gepland wordt en uiterst goed voorbereid is, dan bevordert dit de duur van de overstap. Ook kan ervoor gekozen worden om in fases te werken.
Er zal sprake zijn van een downtime
De grootste bezorgdheid bij organisatie bij een overstap naar een andere IT-partner is de gedachte dat het IT-systeem tijdelijk niet beschikbaar zal zijn, oftewel een downtime. Wanneer de server een tijdje niet beschikbaar is, kan dit erg vervelend zijn voor uw medewerkers en kunnen bedrijfsprocessen stagneren. Het is lastig om op voorhand te zeggen of er helemaal geen downtime zal zijn, aangezien dit afhangt van de processen die uitgevoerd moeten worden. Vaak is er geen downtime nodig en wordt de hinder door downtime zo veel mogelijk beperkt. Zo worden bepaalde werkzaamheden bijvoorbeeld buiten werktijden of openingsuren gedaan.
Het op orde brengen van de documentatie vraagt veel tijd
Vaak is de gedachte dat organisatie allerlei documenten en informatie moeten verzamelen. Documenten en informatie die zij niet binnen handbereik hebben en dat het verzamelen hiervan ontzettend veel tijd in beslag gaat nemen.
Feit is dat uw nieuwe IT-partner informatie nodig heeft. In de meest ideale situatie is er informatie aanwezig over het netwerk en de software, maar het is begrijpelijk wanneer is dit niet beschikbaar is of niet geüpdatet is. Bij een overstap wordt alle beschikbare informatie verzamelt. Vervolgens wordt er een analyse gemaakt van de huidige situatie van uw organisatie, wordt de documentatie geïnventariseerd en verder aanvult indien dit nodig is.
Alle hardware moet vervangen worden
Het is volledig onzinnig om alle hardware te vervangen. Er wordt geïnventariseerd welke hardware er binnen uw organisatie aanwezig is en hier wordt een advies op gegeven. Zit er nog garantie op uw hardware, dan zal er zeker geen advies gegeven worden om te vervangen. Beschikt uw organisatie over hardware die niet meer binnen de garantie valt, dan zal er gewezen worden op de risico’s die hierdoor kunnen ontstaan en zal er een advies uitgebracht worden voor eventuele vervanging.
Zo’n overstap gebeurt altijd op het verkeerde moment
Een overstap naar een nieuwe IT-partner wordt idealiter gedaan in een rustige periode. Echter kennen de meeste bedrijven deze periodes niet. Het is daarom belangrijk om te bekijken wanneer de meest geschikte momenten zijn en wordt er van uw nieuwe IT-partner flexibiliteit gevraagd om eventuele in fases te werken. Dit alles om de hinder zo veel mogelijk te voorkomen.
Er moeten nieuwe softwarelicenties aangeschaft worden
Waarschijnlijk heeft uw organisatie bepaalde softwarelicenties aangeschaft. Deze kunnen gewoon gebruikt worden en er hoeven geen nieuwe licenties aangeschaft te worden. Wel zullen de huidige licenties overlegd moeten worden.
De overstap maken
Wij gaan u niet zeggen dat een overstap simpel is. Maar het is wel mogelijk om zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Bij een overstap is het belangrijkste uitgangspunt dat uw organisatie zo weinig mogelijk hinder ervaart en dat de veiligheid van uw systemen altijd gegarandeerd is. Het vergt enige inzet, maar een overstap kan absoluut waarde creëren voor uw organisatie.
Wij hebben al vele klanten geholpen: van inventarisatie en documentatie tot de daadwerkelijke overstap. Benieuwd hoe wij u kunnen begeleiden in dit gehele proces? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.