Mogelijkheden Orders goedkeuren
Wanneer een klant controle wenst uit te voeren op het inkoopgedrag van medewerkers in de webshop kan dit met behulp van deze module. Wanneer de module actief is kunnen gebruikersaccounts van klanten ingesteld worden als “goedkeuringsaccount”. Deze “goedkeuringsgebruikers” hebben de mogelijkheid om vanuit hun “Mijn-omgeving” orders van collega’s te fiatteren voordat deze definitief doorgevoerd worden. Per besteller (gebruiker) kunnen limieten ingesteld worden op basis waarvan goedkeuring wel of niet nodig is.
Het bestelproces
Wanneer de orders goedkeuren module actief is, kan per gebruiker een aantal limieten ingesteld worden. Deze limieten bepalen of een order direct besteld mag worden, of ter goedkeuring wordt aangeboden aan een “goedkeuringsmanager”.
Gebruikers limieten
Een gebruiker kan één of meerdere goedkeuringsmanagers toegewezen krijgen via E-OPS.
De limieten kunnen exclusief btw ingesteld worden op basis van:
- Per order
- Per week
- Per maand
- Per jaar
Indien een gebruiker een bestelling plaatst waarbij een limiet overschreden is, komt er een melding in beeld. Afhankelijk van de ingestelde limieten komen deze limieten inclusief het resterende budget in beeld.
Vrijstelling
Niet iedere gebruiker binnen een klantaccount zal verplicht op basis van een limiet moeten bestellen. Wanneer de limieten niet ingevuld zijn, komt dit overeen met dat geen goedkeuring nodig is. De gebruiker kan in dit geval vrij bestellen. Dit is ook het geval bij gebruikers zonder goedkeuringsmanagers.
Elke order op basis van goedkeuring
Als een gebruiker altijd alleen op basis van goedkeuring mag bestellen kan bij “Limiet per order” 0 ingevuld worden. Dit kan tevens ingesteld worden onafhankelijk van de gebruiker. In dat geval gaan alle orders van gebruikers waarvoor een goedkeuringsmanager actief is eerst langs de manager ter beoordeling.
Het goedkeurproces
Wanneer een gebruiker ingesteld staat als “goedkeuringsmanager” kan de gebruiker orders van andere gebruikers goedkeuren. Zodra een gebruiker “goedkeuringsmanager” is, kan deze zelf geen goedkeuringsmanager hebben.
Zodra een besteller een order boven limiet heeft geplaatst, wordt de gekoppelde goedkeuringsmanager per e-mail op de hoogte gebracht. Als meerdere goedkeuringsmanagers gekoppeld zijn, krijgen zij allen de e-mail. Wanneer de goedkeuringsmanager is ingelogd in de webshop, kan bij “Mijn account – orders goed te keuren” een overzicht van de te verwerken orders ingezien worden.
Meer weten over de module Orders Goedkeuren? Neem gerust via onderstaande button contact met ons op.